Beaucoup d'indépendants paient un abonnement mensuel pour éditer quinze factures par an. D'autres bricolent sur un tableur et oublient des mentions obligatoires. Il existe un juste milieu.
Ce qu'une facture doit obligatoirement contenir
Avant de choisir un outil, sachez ce qu'il doit produire. Une facture incomplète peut être refusée par votre client ou contestée en cas de contrôle :
- Numéro unique et séquentiel — sans trou dans la numérotation
- Date d'émission
- Vos coordonnées complètes et votre SIRET
- Les coordonnées du client
- Le détail des prestations avec quantités et prix unitaires
- Le montant HT, la TVA, le TTC — ou la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si vous en êtes exonéré
- La date d'échéance et les pénalités de retard
La numérotation continue est le point le plus souvent négligé. Vous ne pouvez pas supprimer une facture émise : il faut établir un avoir.
Les outils gratuits qui tiennent la route
Facture.net
Gratuit et sans limite, pensé pour le droit français : mentions obligatoires préremplies, numérotation automatique, suivi des paiements. Le plus direct si vous démarrez.
Wave
Gratuit et complet, avec un suivi comptable. En anglais et pensé pour le marché nord-américain — vérifiez que les mentions françaises vous conviennent.
Un modèle personnel
Un document soigné, dupliqué à chaque facture, reste parfaitement valable. Avantage : il est à votre charte graphique. Inconvénient : la numérotation et le suivi reposent entièrement sur votre rigueur.
Si vous choisissez cette voie, tenez un tableau de suivi : numéro, client, montant, date d'envoi, date de paiement.
Quand passer au payant
L'abonnement devient justifié quand :
- Vous dépassez une dizaine de factures par mois
- Vous avez besoin de relances automatiques d'impayés
- Votre comptable veut un accès direct
- Vous gérez de la TVA avec plusieurs taux
En dessous, le gratuit suffit largement.
Deux habitudes qui font gagner du temps
- Transformez le devis en facture. La plupart des outils le font en un clic. Vous évitez les erreurs de recopie.
- Archivez en PDF, hors de l'outil. Un service peut fermer ou changer ses conditions. Vos factures doivent être conservées dix ans — gardez-en une copie chez vous.